אנגרמה- אימון והדרכה - כיצד להתנהל לאחר קיום שיחה קשה בעבודה?
 

כיצד להתנהל לאחר קיום שיחה קשה בעבודה?

 
כולנו היינו שם- הבהוב הפלורסנט מעל, הבטן המתכווצת, עוצמת הקולות העולה, ביניהם הקול שלך.
זוהי חוויה לא נעימה, אותה כמעט כולם חווים בעת ניהול שיחה קשה בעבודה, בין עם עמיתים, מנהלים, או לקוחות. אנחנו יודעים שאלו שיחות קשות בגלל אחת מהסיבות הבאות: יש לנו דעות שונות, משהו משמעותי נמצא בסכנה, והכי משמעותי- הם גורמים לרגשות עזים בקרב האנשים המעורבים.
אחרי מרבית השיחות הקשות אנחנו מרגישים הקלה על כך שהשיחה הסתיימה ומקווים שלא נצטרך לשוב ולחזור לשיחה מסוג זה. אך למעשה, זוהי יכולת חשובה ביותר להיות מסוגל לבצע מעקב גם אחרי שיחה קשה.
השאלה היא איך? מה בדיוק אתה צריך לעשות ולהגיד על מנת לעשות את הדברים פחות מביכים, להתקדם הלאה ובמקביל, לוודא שנעשה תהליך בנקודות שנידונו.
בעשור האחרון, עבודתי התמקדה בלעזור למנהיגים ומנהלים להבין זה את זה ולשתף פעולה בצורה יעילה בשלל התחומים. רבות נכתב כבר בעבר על כיצד נכון לנהל שיחות קשות, אבל מעט מאוד התמקד על מה שעלינו לעשות אחריהן.
בעבודתי עם מנהלים מעולם הטכנולוגיה, ארגונים שאינם ממשלתיים, מוסדות לימוד וממשלה, למדתי שהיכולת לבנות מערכות יחסים אחרי שיחות קשות חשובה כמו היכולת להתמודד עם השיחה הקשה עצמה.
לפניכם שלושה צעדי מפתח לבנייה מחודשת של יחסים לאחר שיחה מאתגרת, תוך קידום תהליך לפתרון הבעיה הנידונה:

השלב הראשון- להודות שהשיחה קרתה:
לעיתים קרובות אנו רוצים "לשכוח" או במכוון להתעלם מזיהוי השיחה שקרתה כשיחה קשה.
זוהי טעות כיוון שמצב מסוג זה ישאיר אותך מחוסר כוחות, ולא תיהיה לשותפים שלך ברירה אלא לנחש כיצד להתמודד עם הסיטואציה. העצה שלי- א) מעקב באופן יזום. ב) מודעות לכך שזו הייתה שיחה קשה. ג) התמקדות בחיובי. יש ערך עצום בהערכה לכך שהייתם מסוגלים להתכנס יחדיו לזהות ולדון בסוגייה חשובה. הודה לשותף שלך על שהקדיש מזמנו על מנת לקיים את השיחה.
במקביל, חשבו על מקרה שקרה לי עם מנהל מכירות בשם ריצ'רד. הוא היה ל"כוכב רוק" בחברה הקודמת בה עבד אך בפגישה הראשונה בחברה החדשה בה הציג אסטרטגיית מכירה להנהלה הבכירה, רעיונותיו נדחו על הסף. הוא הבין שהסגנון שלו לגמרי אינו תואם את צורת התקשרות בחברה החדשה ויצא מהפגישה מאוכזב, ללא כל אסטרטגיה חלופית. דחקתי בריצ'רד לא להכנע לסיטואציה ולקחת את המושכות לידיו על ידי כתיבת מייל תודה המשדר פרואקטיביות וממחיש את נכונותו להתיישר עם הנהלת החברה. תוך כתיבת המייל, הוא התוודע לכך שזו הייתה שיחה קשה ובחר להתמקד בחיובי- בכך שהוא אסיר תודה על כך שניתנה לו הזכות לפתוח את הדיון ולעסוק בכמה נושאים מרכזיים.

השלב השני- למצוא דרך לקדם את השיחה הלאה:
שדר התאוששות מהירה, מכוונות לפתרון ורצון להשאר בשיחה. אפילו אם אתה מסוגל להגיע להסכמה במספר נושאים במהלך השיחה, שלח מייל עוקב בנושא המתמצת את השיחה ומתמקד בתוצאות ששניכם מעוניינים להשיג. למה לעשות את זה? תקשורת נקייה על הצעדים הבאים תקדם את השיחה הלאה. פרוטוקול כתוב עוקב גם אחר הבדלים בפרספקטיבות שונות, זכרון, הבנות וסדר עדיפויות. כמו כן, באמצעות הפרוטוקול, תמיד מידע חדש יוצא לאור. המידע ה"חדש", יכול להיות לעיתים האמת המתחבאת- מכשולים שעצרו את התקדמות התהליך או קונפליקטים שנוצרו בדרך. צעד זה יוצר נתיב ליציאה מאזור העימות ובונה הבנה משותפת של הנושא.
במקרה של ריצ'רד, המלצתי לו להתקדם במספר צעדים: לחקור מה הצליח בסביבה הקודמת ולדבר עם העמיתים שלו על שיווק, חוויית משתמש וקידום מוצרים.        הוא צריך לקבל את המשוב שלהם ואז ליצור אסטרטגיה התואמת את ערכיה של החברה החדשה. בפעם הבאה בה פגש בהנהלה הבכירה, הוא התקבל בברכת חיוך ולחיצת ידיים חמה. הוא הרגיש שיש בידיו דרך ברורה כיצד להציג את רעיונותיו החדשים וההנהלה בסופו של דבר הסכימה לאסטרטגיה שלו.

השלב השלישי- להתמקד בבניית מערכות יחסים ארוכות טווח:
זכור כי כל אינטרקציה היא רק שיחה בין שני בני אנוש. אם האינטראקציה היחידה שיש לך עם אדם כלשהו היא רק שיחות קשות, הם אולי יתחילו להתחמק ממך או להסתכל עליך דרך נקודת מבט זו בלבד. במקום זאת, התמקד בלבנות את מערכת היחסים מחוץ לשיחה הקשה. צעד זה ישיג עבורך שתי מטרות חשובות- האחת, השגת התוצאות בנושא בהן אתה מעוניין והשנייה, בניית יחסים הטובים לתווך הארוך.
בנייה אקטיבית של יחסים חיוביים אחרי ניהול שיחה קשה אינה דבר קל. אך זהו שריר שהינך יכול לבנות וזה ניהיה קל יותר באמצעות תרגול. בנוסף זה גם יכול לתת לך מוניטין כאדם המסוגל לתפור בעיות ולשתף פעולה- מיומנויות מפתח של כל מנהיג.

תורגם מתוך מאמרו של דולרס ברנרדו, 29.5.17, HARVARD BUSINESS REVIEW.
 
 
 
בניית אתרים סייטד